Le riunioni in inglese possono sembrare impegnative anche per chi parla fluentemente. Perché? Perché la comunicazione è molto più della semplice padronanza linguistica. Le differenze culturali hanno il loro peso. E l’efficacia dipende tanto da come comunichi quanto da ciò che dici.

Con un po’ di preparazione, puoi fare una grande differenza nella sicurezza con cui affronti una riunione – e nell’impatto che lasci sul tuo pubblico. Usa questa checklist per guidare la tua preparazione.

Step 1: Conosci il tuo pubblico

Non serve fare ricerche approfondite – una ricerca su Google di 5 minuti e un’occhiata al profilo LinkedIn possono bastare per capire elementi di base come ruolo, età e nazionalità. Questa base ti aiuterà a impostare il tuo approccio nel modo giusto.

Step 2: Pensa “Cosa vogliono sapere?”

Si tratta di persone impegnate che stanno investendo il loro tempo per partecipare alla riunione. Ricorda: non si tratta di ciò che vuoi dire tu, ma di ciò che loro vogliono sapere. Rifletti su chi hai davanti e quali informazioni sono rilevanti per loro, adattando di conseguenza la tua comunicazione.

Fai attenzione alle sfumature culturali. Ad esempio, i pubblici anglofoni preferiscono iniziare da impatto e risultati prima di passare a processo, contesto e credenziali. I pubblici latini e asiatici, invece, tendono a partire dal perché prima di arrivare al come e al cosa.

Avere un approccio centrato sul pubblico è molto più importante della grammatica perfetta. Non sprecare tempo a preoccuparti di quello: concentrati sui volti di fronte a te e sulle informazioni che vogliono ricevere. In fondo, è un messaggio efficace che produce risultati – non una coniugazione impeccabile.

Step 3: Rispetta i tempi

C’è un motivo se si parla di “death by PowerPoint.” Leggere le slide non coinvolge un pubblico anglofono. Se hai 30 minuti, sii conciso: non più di 4-5 slide.

A nessuno dispiace se finisci in anticipo, ma tutti si annoiano se devono ascoltare informazioni che non li interessano o se non rimane tempo per il confronto.

Come funzionano questi 3 step nella pratica

Vediamo un esempio comune: presentarti all’inizio di una riunione.

Immagina di lavorare per la società fittizia Duomo Srl, che sviluppa soluzioni di risk management per il settore finanziario. Stai presentando i risultati di un’analisi preliminare condotta sul cliente, insieme ai prossimi passi consigliati.

Step 1: L’approccio italiano tende a includere una lunga descrizione del proprio percorso professionale. Nella maggior parte dei contesti anglofoni è l’opposto: vogliono capire chi sei e poi passare subito al contenuto della riunione. Un rapido controllo su LinkedIn della lista dei partecipanti ti dirà la loro nazionalità.
Supponiamo che tu stia presentando a un britannico e a un tedesco, entrambi basati a Francoforte.

Step 2: LinkedIn ti mostrerà anche il loro ruolo, dandoti indicazioni sul tipo di informazioni che potrebbero interessarli riguardo al tuo profilo e al contributo che porti alla discussione.
Entrambi lavorano nel team di rischio di una piccola banca. Hanno già interagito con il team commerciale di Duomo, quindi questa è la tua prima vera occasione per parlare direttamente con loro.

Step 3: Se la riunione dura solo un’ora…

❌ Non dire:
“Buongiorno, sono un project manager di 45 anni in Duomo Srl. Ho una laurea magistrale in informatica al Politecnico di Milano. Dopo la laurea ho lavorato come software engineer presso Sforzesco Srl dove sviluppavo applicazioni per organizzazioni finanziarie. Dopo tre anni sono passato a Garibaldi Srl, dove ho guidato progetti nel campo dei dati e dell’intelligenza artificiale per la gestione del rischio. Sono poi approdato al mio attuale ruolo in Duomo, dove coordino progetti di risk management collaborando con clienti e team di sviluppo interni per creare soluzioni che rispondano alle esigenze dei clienti. Duomo è un’azienda leader nel settore da oltre 20 anni. Fondata e con sede a Milano, abbiamo lavorato con tutte le principali banche e assicurazioni italiane. Grazie alla nostra esperienza e all’innovazione nell’AI, stiamo ora espandendo la nostra presenza in Europa, aiutando le organizzazioni ad affrontare un contesto normativo in continua evoluzione, con nuove sfide come la cybersecurity e il cambiamento climatico.”

✅ Di’ invece:
“Buongiorno, sono il project manager per questa fase del progetto e ho oltre 10 anni di esperienza nell’aiutare organizzazioni finanziarie a sfruttare la tecnologia per la gestione del rischio. Insieme ai miei colleghi, vi illustreremo i punti di forza e le aree di miglioramento emerse dall’analisi preliminare, oltre alle raccomandazioni su come affrontarle attraverso automazione e AI.”

Questa presentazione più breve è molto più efficace perché si concentra su ciò che interessa ai due professionisti del risk management:

• Perché sei tu a parlare: sei il project manager per questa fase.

• Perché sei credibile: hai 10 anni di esperienza specifica nel loro ambito. Se vogliono sapere altro sul tuo percorso o sulla tua formazione, possono chiedertelo, ma dimostrerai la tua competenza nel modo in cui parlerai dei risultati del progetto, che è ciò che conta davvero per loro.

• Cosa vogliono ottenere dalla riunione: capire cosa avete scoperto e come le vostre raccomandazioni possono aiutarli a migliorare i processi di gestione del rischio. Mostrare questo rispetto per il loro tempo dà subito un’impressione positiva.

Questa introduzione concisa lascia la maggior parte della riunione per discutere del progetto – che è il vero motivo per cui sono lì. Iniziare con una presentazione così mirata ti farà sentire più sicuro e darà forza a tutto il resto dell’incontro.

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— Il Team TLG

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