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Condurre o partecipare con successo a una conference call può essere impegnativo, anche nella tua lingua madre. Possono esserci più persone che parlano contemporaneamente, tecnologie che possono (e sicuramente lo faranno) non funzionare correttamente e la difficoltà di interpretare il tono senza vedere il linguaggio del corpo. Aggiungi il parlare e l’ascoltare in una seconda lingua, e le conference call diventano ancora più difficili.

Ecco i nostri 5 consigli principali per essere sicuro di te e chiaro durante le conference call in inglese, così da impressionare i colleghi e ottenere il risultato che desideri.

1. Impara le frasi chiave prima della chiamata

Le conference call in inglese hanno un loro gergo specifico. Rivedi i phrasal verb principali in anticipo e familiarizza con le espressioni idiomatiche.

Frasi chiave relative alle chiamate

• To call back = Richiamare qualcuno dopo che la chiamata è terminata
• To hang up = Terminare la chiamata
• To cut in = Interrompere
• To put through = Collegare qualcuno alla conference call, di solito quando un collega o una segretaria chiama per conto di qualcun altro
• To hold on = Attendere
• To join in = Partecipare
• To get back to = Tornare su un argomento o una persona in un secondo momento
• To mute = Silenziare il microfono in modo che gli altri partecipanti non possano sentirti

Se stai conducendo la chiamata, è anche utile preparare frasi per gestire situazioni difficili o persone che disturbano.

Frasi chiave per gestire situazioni e persone difficili

• Mi piacerebbe sentire cosa pensano gli altri
• Se nessuno ha idee migliori, che ne dici di…?
• Grazie per i tuoi commenti – li prenderemo in considerazione
• Abbiamo molto da affrontare e il tempo è poco

2. Considera le differenze culturali

Anche se tutti parlano inglese, l’etichetta delle conference call varia da paese a paese.

Gli americani, i tedeschi e gli svizzeri, ad esempio, tendono a essere diretti, andando subito al punto. In Giappone e Corea del Sud, questo approccio è considerato scortese, con i partecipanti che girano intorno a un argomento prima di affrontarlo. Gli italiani tendono ad avere conversazioni meno strutturate, ed è comune includere argomenti più ampi durante la chiamata.

Prima di collegarti, guarda chi sta conducendo e chi altro sta partecipando in modo da poter preparare il tuo approccio e anticipare come potrebbe svolgersi la chiamata.

3. Concentrati sull’ascolto – e ricorda di riassumere

Meno parli, più puoi concentrarti sull’ascolto e sulla comprensione. E questo significa ascoltare attivamente piuttosto che distrarti con il computer o lo smartphone. Questo è particolarmente importante se cifre, statistiche e dati sono molto presenti.

Prima di fare un commento o rispondere a una domanda, aspetta 3 secondi. Questo ti dà il tempo di formulare una risposta intelligente ed eliminare gli “ehm” e gli “ah”, facendoti sembrare più autorevole.

Se hai parlato a lungo, concludi riassumendo il tuo punto e poi chiedi se tutti hanno capito.

Frasi chiave di apertura e chiusura

4. Prendi appunti in inglese

Spesso le persone prendono appunti nella loro lingua madre. Questo è un errore. Sprechi preziosa energia mentale traducendo, il che ti distrae dall’ascolto. Inoltre, se devi discuterne o scriverne in seguito, non devi tradurre i tuoi appunti di nuovo in inglese.

Non preoccuparti di scrivere tutto ciò che dicono tutti. Concentrati invece sulle parole e frasi importanti in una frase e su eventuali dati numerici.

Aiuta anche sviluppare le tue abbreviazioni, ad esempio “co” invece di “company”, “biz” invece di “business”, “GPM” invece di “gross profit margin”.

5. Chiedi chiarimenti (non ripetizioni)

Non vergognarti di chiedere informazioni su qualcosa che non capisci: molto probabilmente non sei l’unica persona che fatica a seguire la conversazione. Il segreto: chiedi alla persona di chiarire.

Se chiedi di ripetere, probabilmente lo diranno di nuovo senza rallentare o usare un linguaggio più semplice. Chiedere chiarimenti li incoraggia a riformulare ciò che stanno dicendo, dandoti maggiori possibilità di comprendere il loro significato.

Prova questa strategia in 3 passaggi per chiedere chiarimenti

1. Chiedi una volta di ripetere
2. Chiedi chiarimenti
3. Ripeti per verificare la tua comprensione

Frasi chiave per richiedere chiarimenti

• Non ho capito bene tutti i dati che hai appena menzionato. Potresti spiegarli di nuovo, per favore?
• Temo di non seguirti del tutto. Potresti chiarire, per favore?
• Scusami se interrompo, ma…
• Mi dispiace, ma non capisco la parola “liaise”. Cosa significa?

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Immagine: © Roberto De Riccardis