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Ti senti frustrato per il tempo che passi a scrivere email di lavoro in inglese? Forse temi che la tua email non trasmetta il punto della questione, o di usare il tono o il vocabolario sbagliato?

I professionisti ci dicono continuamente di non sentirsi sicuri quando si tratta di adottare il tono giusto e il corretto livello di formalità nelle email. Dopotutto, questi aspetti sono fondamentali per sviluppare relazioni, negoziare e spingere il proprio team a ottenere risultati.

Seguire alcune semplici regole e strategie ti aiuterà a non sprecare ore per pochi brevi paragrafi. Ti stupirai di quanto saranno più efficaci le tue email seguendo questi 4 consigli.

Consiglio 1 – Usa i saluti standard e scegli quello giusto al momento giusto

Il saluto che utilizzi dipende dal tuo rapporto con il destinatario. Se non hai mai incontrato la persona a cui ti rivolgi e non conosci il suo nome – ad esempio, quando scrivi a un indirizzo email generico – scegli uno di questi saluti standard:

• Dear Sir or Madam
• To whom it may concern

Se conosci il destinatario, puoi rivolgerti a lui usando il nome di battesimo – i più comuni sono:

• Dear John
• Hello Mary

Se sei alle prime fasi del rapporto, è più appropriato usare il titolo e il cognome, ad esempio:

• Dear Mr. Smith
• Dear Professor Bernstein

Se hai già avuto una corrispondenza con la persona in precedenza, prendi spunto da come si è firmata e da come si è rivolta a te.

Infine, se scrivi a un gruppo di persone, “Dear All” è una scelta sicura.

Consiglio 2 – Usa frasi fatte per iniziare e terminare la tua email

Risparmierai tempo se avrai a disposizione un elenco di frasi fatte per le frasi di apertura e di chiusura.

Per iniziare:

• Thanks very much for your email
• In response to your email
• With reference to…

Queste sono ottime da imparare a memoria (o da tenere in un file di “frasi utili”). E ricorda: inizia sempre la frase dopo il saluto con la lettera maiuscola!

A seconda del risultato che cerchi, queste sono entrambe utili per concludere:

• I look forward to hearing from you
• I’d appreciate a reply at your earliest convenience

È anche consuetudine offrirsi di aiutare o fornire ulteriori informazioni, ad esempio: “Please don’t hesitate to get in touch if you have any questions.” Questo va prima di un saluto di commiato come:

• Kind regards
• Best wishes

Anche se potresti aver usato “Hello” nel saluto iniziale, “Goodbye” non è mai un modo appropriato per terminare una comunicazione di lavoro.

Consiglio 3 – Attieniti a una grammatica semplice e a un vocabolario che padroneggi con sicurezza

Quando scrivi un’email di lavoro, non lasciarti tentare dal mostrare la tua straordinaria padronanza della lingua inglese. Le email tendono a essere meno formali e prolisse rispetto ad altre forme di corrispondenza, specialmente dopo i primi scambi introduttivi.

Ci capita spesso di vedere email scritte usando un traduttore. Sono strumenti utili per risparmiare tempo e individuare velocemente la parola che ti serve. Ma, di fronte a una scelta, evita la tentazione di selezionare l’opzione più accademica, poiché è improbabile che abbia senso nel contesto della tua email (e rischi di confondere il lettore).

È meglio evitare del tutto l’uso dei traduttori, perché è quasi sempre possibile trovare modi diversi per esprimere il tuo concetto usando un vocabolario in cui ti senti più sicuro.

Devi anche essere consapevole che il destinatario potrebbe non avere familiarità con il gergo che usi nella tua vita lavorativa quotidiana, quindi è meglio evitare questi termini, se possibile.

Consiglio 4 – Trova il tono giusto

Quando scrivi in una lingua straniera, il tono e le sfumature sono inevitabilmente più difficili. Tuttavia, se trascuri il tono, rischi di cambiare il significato di ciò che stai dicendo.

Vale la pena riflettere se vuoi che la tua email sia interpretata come una richiesta cortese o un’istruzione diretta. Nel primo caso, dovresti usare frasi come “Please could you send me the budget?”. Tuttavia, per un’istruzione diretta, è appropriata una frase come “I look forward to receiving the budget by close of play tomorrow”.

È qui che l’uso corretto dei verbi modali diventa fondamentale: can, could, may, might, must, shall, should, will e would. Tieni uno schema riassuntivo salvato sul desktop o sul telefono per poter fare rapidamente le scelte corrette.

Ti piacerebbe scrivere email di lavoro migliori e più velocemente?

I nostri corsi includono moduli focalizzati sulla comunicazione scritta efficace, con attività pratiche progettate per aiutarti a scrivere più velocemente e sotto pressione. Di conseguenza, i nostri studenti riescono a ottenere le risposte di cui hanno bisogno e a raggiungere risultati migliori.

Paolo Gianturco, Head of Financial Services Industry e Partner presso Deloitte Consulting Italy, ne è un ottimo esempio. Trascorre gran parte della sua vita lavorativa preparando documenti, presentazioni ed email in inglese. Tuttavia, era frustrato dalla sua incapacità di adottare un approccio sintetico e diretto nella scrittura in inglese e aveva bisogno di migliorare le sue competenze per lavorare in modo più efficace con i suoi colleghi internazionali.

Grazie alla collaborazione con The Language Grid, ora può scrivere in modo più chiaro e persuasivo. “Anche se l’attenzione non era sempre rivolta alla grammatica, TLG mi ha aiutato a scrivere in un modo che valorizza meglio le mie conoscenze”, ha commentato Paolo. “Mi hanno aiutato a migliorare nel difficile compito di usare con sicurezza il tono giusto, la formalità e persino i modi di dire nella mia scrittura”.

Scopri di più su come aiutiamo i professionisti a usare l’inglese in modo più efficace nella loro vita lavorativa quotidiana.

Immagine: © Roberto De Riccardis