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Le videochiamate sono ormai diventate una parte fondamentale della vita aziendale quotidiana. Sebbene vi siano somiglianze con la gestione delle teleconferenze e degli incontri dal vivo in inglese, le videochiamate presentano sfumature culturali e linguistiche proprie.

Ecco 5 consigli pratici per fare la giusta impressione e ottenere il risultato sperato durante le videochiamate in lingua inglese.

Consiglio 1: Sii puntuale e testa la tecnologia in anticipo

Le persone si aspettano che le videochiamate inizino puntualmente; in genere c’è meno flessibilità riguardo ai ritardi. Se hai un contrattempo (anche solo di un paio di minuti), avvisa chi organizza la chiamata il prima possibile. Inoltre:

• Assicurati di aver scaricato il software corretto con largo anticipo: con così tanti strumenti in uso, è facile farsi trovare impreparati. Non rischiare di dover scaricare e avviare un nuovo programma a un minuto dall’inizio previsto
• Testa la telecamera e il microfono: la maggior parte degli strumenti ti permette di farlo prima di partecipare alla chiamata. Assicurati che lo sfondo sia appropriato e che l’audio sia sufficientemente alto. Alcuni microfoni integrati nel computer danno l’impressione che tu sia lontano; in tal caso, è meglio usare le cuffie affinché le persone si concentrino su ciò che dici e non sulle distrazioni tecnologiche
• Tieni pronti la presentazione o lo schermo da condividere – se devi condividere una presentazione, assicurati che sia caricata nel punto giusto e che le note siano nascoste

Consiglio 2: Tieni la telecamera sempre accesa e disattiva il microfono quando non parli

Tutti i partecipanti dovrebbero tenere la telecamera accesa durante la chiamata. I vantaggi superano di gran lunga qualsiasi preoccupazione nel mostrare l’ambiente circostante. Questo perché:

• I gesti e le espressioni facciali facilitano la comunicazione: puoi trasmettere il tuo messaggio in modo più efficace e, inoltre, vedere gli altri rende più facile interpretare ciò che dicono
• Culturalmente, l’adozione delle videoconferenze è molto alta nei paesi anglofoni – quindi tenere la telecamera accesa ti aiuta ad allinearti con i partecipanti madrelingua
• Il contatto visivo ti rende più convincente – quando parli, ricordati di guardare la telecamera invece di guardare te stesso o le immagini degli altri partecipanti sullo schermo
• Disattivare il microfono evita fastidiosi rumori di fondo – rendendo più facile per tutti sentire chi parla. Inoltre, spinge le persone a concentrarsi su ciò che stanno per dire, poiché c’è una pausa tra la riattivazione del microfono e l’intervento

Consiglio 3: Prepara un ordine del giorno e rispettalo

Le videochiamate in inglese prevedono meno chiacchiere informali rispetto agli incontri di persona. Se una chiamata è programmata per un’ora, deve durare un’ora. Ciò significa che la discussione deve rimanere focalizzata.

Per riuscirci:

• Individua un responsabile della chiamata che gestisca l’ordine del giorno
• Assicurati che gli obiettivi della chiamata siano chiari a tutti
• Incarica un partecipante di redigere il verbale ufficiale da distribuire in seguito
• Evita spiegazioni troppo lunghe
• Se emergono altri punti, concorda di discuterne in un’altra chiamata invece di deviare la discussione attuale
• Tieni d’occhio l’orologio per assicurarti che la discussione proceda secondo i tempi concordati
• Concludi la chiamata con una sintesi chiara, in linea con gli obiettivi concordati – idealmente, la conclusione non dovrebbe limitarsi alla fissazione di un nuovo incontro

Consiglio 4: Non fare multitasking durante la videochiamata

Si è tentati di fare più cose contemporaneamente perché le persone non possono vederti mentre controlli le email o leggi un documento. Tuttavia, si capisce quando sei distratto: il cambiamento nel contatto visivo e nell’attenzione traspare dal video.

Poiché le videochiamate in inglese sono generalmente strutturate e dirette al punto, farai un’impressione migliore e sarai più efficace se ti sforzerai di rimanere concentrato.

Inoltre, assicurati che le app rumorose (come i programmi di posta che emettono un segnale acustico per i nuovi messaggi) siano chiuse, in modo che il tuo microfono non trasmetta i suoni. Se condividi lo schermo, assicurati che le notifiche pop-up siano disattivate per evitare che i partecipanti vedano arrivare avvisi di email o messaggi.

Consiglio 5: Non preoccuparti della grammatica mentre parli

Nelle videochiamate il contenuto e l’efficienza sono più importanti della grammatica, quindi non angosciarti per le coniugazioni o le frasi modali.

• Preparati in inglese in anticipo – dovresti conoscere l’ordine del giorno prima della chiamata, quindi preparare qualche appunto ti assicurerà sicurezza e prontezza nel parlare
• Tieni a portata di mano un set di frasi chiave per chiedere chiarimenti e stimolare la discussione – ad esempio:
  • Vorrei iniziare con…
  • Potresti riformulare, per favore?
  • Potresti farmi un altro esempio?
  • Intendi dire X?
  • Ho capito bene che vuoi X?
  • Il tempo stringe, quindi andiamo avanti
  • Torniamo all’ordine del giorno
• Durante la chiamata, prendi appunti in inglese – in questo modo non perderai tempo a tradurre e poi ritradurre per rispondere a ciò che dicono gli altri

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